Preventivo, nomina, accettazione, passaggio di consegne, comunicazione dati

Linee guida del CentroStudi Provinciale di Roma su: preventivo, nomina, accettazione, passaggio di consegne, comunicazione dati.

Fino all’entrata in vigore della legge 220/12, si è sempre individuato come momento di inizio del rapporto contrattuale tra l’Amministratore e il Condominio quello in cui l’Amministratore (proponente) veniva a conoscenza della nomina (accettazione) da parte dell’Assemblea.  In qualunque modo ne venisse a conoscenza.
Dal 18/6/2013, a causa dell’introduzione dell’accettazione espressa da parte dell’Amministratore, con la contestuale specificazione analitica dell’importo dovuto a titolo di compenso a pena di nullità della nomina stessa, le cose sono completamente cambiate.
La nomina dell’Assemblea diviene una DESIGNAZIONE del sig. X ad assumere la carica di AMMINISTRATORE del Condominio (alle condizioni di cui all’offerta) e tale designazione resta inefficace fino al momento in cui l’Amministratore designato DICHIARI di ACCETTARE LA NOMINA E CONTESTUALMENTE DICHIARI ANALITICAMENTE LE CONDIZIONI ECONOMICHE DELL’INCARICO.
Solo in quel momento (COMUNICAZIONE ACCETTAZIONE)  il contratto può considerarsi concluso ed efficace alle condizioni individuate.
Per giurisprudenza costante, ogni attività non espressamente esclusa si intende ricompresa nella attività amministrativa demandata all’Amministratore.
Si comprende – dunque -  l’importanza che assume quell’atto che è il “preventivo”, nel quale devono essere indicate analiticamente le condizioni economiche che sostanziano il contratto e che dovranno rimanere invariate di rinnovo in rinnovo, fino ad eventuale rimessione alla valutazione dell’Assemblea, nel caso in cui si vogliano modificare e che devono essere COMUNICATE a PENA DI NULLITA’ sia all’atto dell’accettazione che ad ogni rinnovo annuale (automatico). Ogni eventuale richiesta dell’Amministratore non specificata potrà essere legittimamente RIFIUTATA in sede di approvazione del consuntivo.
 
La norma non dice a CHI debba essere fatta la COMUNICAZIONE dell’ACCETTAZIONE (che è atto recettizio, cioè deve essere recepita da qualcuno).
La legge individua però nell’ex Amministratore il soggetto in capo al quale non solo incombe l’onere di concludere il suo mandato con la consegna della documentazione condominiale al neo amministratore (alla cessazione dell’incarico è tenuto alla consegna), ma anche di eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni ( art. 1129 co.VIII).
Orbene, questo CSP ritiene che proprio in virtù di tale riconosciuta capacità di agire per conto e quindi di rappresentare il Condominio (ancorché residuale, per le sole urgenze) oltre il momento della NOMINA del NUOVO (che avviene in assemblea), e cioè fino alla ACCETTAZIONE DELL’INCARICO DA PARTE DEL NOMINATO (che è LOGICAMENTE ATTO SUCCESSIVO ALLA CONOSCENZA DELL’AVVENUTA NOMINA), l’ex Amministratore sia il soggetto che può e deve ricevere la comunicazione dell’ACCETTAZIONE in nome  e per conto del CONDOMINIO. 
Tale interpretazione, oltre che a rispondere ad esigenze pratiche (infatti per il nuovo amministratore sarebbe pressoché impossibile comunicare l’accettazione a tutti i Condomini dei quali ancora non conosce neppure il nome prima di ricevere le consegne dall’ex Amministratore), risponde ad esigenze logico interpretative.
Infatti: a) l’ex Amministratore non è tenuto o addirittura non deve dare le consegne ad un soggetto che non sia a tutti gli effetti Amministratore per non aver ancora accettato;
b) il lasso di tempo che dovrebbe intercorrere per consentire la comunicazione dell’accettazione a tutti I SINGOLI CONDOMINI non sarebbe compatibile con la previsione di un rapido passaggio di consegne, tanto rapido da giustificare il venir meno ope legis  del sinallagma contrattuale (alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna dei documenti ed ad eseguire le attività URGENTI per evitare pregiudizi SENZA DIRITTO AD ULTERIORI COMPENSI).
In ossequio ai dettami del Codice deontologico, l’Amministratore ANACI uscente, appena designato dall’Assemblea il successore, comunicherà a costui per iscritto (raccomandata, pec, fax) che l’Assemblea del giorno ___________del Condominio____________ lo ha nominato Amministratore e che lui è pronto a dare le consegne, non appena riceverà la formale comunicazione di avvenuta accettazione dell’incarico.
Allo stesso modo l’Amministratore designato, appena ricevuta la comunicazione dal Collega o in qualsiasi altro modo ne sia venuto a conoscenza, comunicherà per iscritto l’accettazione espressa del mandato e si renderà disponibile a recarsi a ritirare le consegne alla data già indicata o di comune accordo stabilita.
Come primo atto dopo le consegne, l’Amministratore ne darà comunicazione ai Condomini, con una lettera di presentazione con la quale ottempererà anche all’obbligo, sanzionato con la revocabilità giudiziaria per GRAVI IRREGOLARITA’, di COMUNICARE i propri dati e le altre notizie di cui all’art. 1129, n. II. Tale comunicazione, spesso, accompagna l’invio del verbale di nomina non ancora trasmesso dall’Amministratore uscente ed assume quindi anche valore ai sensi dell’art. 1137 c.c. In quella sede, sarà opportuno reiterare la comunicazione di accettazione dell’incarico alle condizioni già indicate nell’offerta.
Il problema nasce quando l’ex Amministratore non comunica l’avvenuta nomina.  Il nominato che ne sia in qualunque modo venuto a conoscenza, deve AGIRE.
Invierà una raccomandata all’ex Amministratore, comunicando l’accettazione dell’incarico e invitandolo (una prima volta) alla fissazione della data delle consegne.  In caso di mancato riscontro, diffidandolo con una seconda raccomandata. In caso di ulteriore inattività, procederà giudizialmente, dando contestualmente comunicazione nei modi possibili ai Condomini di quanto sta avvenendo. Il tutto ovviamente con tempistiche rapide e confacenti alle realtà dei singoli Condominii.
Si suggerisce di non attendere sine die la chiamata del collega per le consegne, pensando così di disattendere le proprie responsabilità.  E’ vero che l’accettazione non c’è stata e quindi il contratto non è ancora concluso, ma è altresì vero che esiste l’obbligo di agire in buona fede anche PRIMA della conclusione del contratto ed è vero ormai la funzione dell’Amministratore nei confronti del Condomino è equiparata a quella del Professionista nei confronti del cliente. Valgono quindi le norme generali a tutela del consumatore.
Perciò, o si procede ad una RINUNCIA ESPRESSA DA COMUNICARE A TUTTI I CONDOMINI, oppure si agisce per ottenere le consegne e nel frattempo si individuano i dati dei Condomini ALIUNDE per le opportune comunicazioni ed anche per provocare una delibera ad hoc sulle ULTERIORI AZIONI DA INTRAPRENDERE.
Spesso tra la consegna dell’offerta al Condomino proponente e la effettiva nomina passano mesi, anni. Quindi è consigliabile inserire nel “preventivo” un termine di validità entro cui debba giungere la nomina, altrimenti quel preventivo scade.
Spesso, tra la nomina e la comunicazione al nuovo amministratore dell’avvenuta nomina, passa parecchio tempo. Quindi è consigliabile inserire nel preventivo la riserva di COMUNICARE l’ACCETTAZIONE (che è il momento effettivo di conclusione del contratto di amministrazione del Condominio) al momento della conoscenza dell’avvenuta nomina. 
Qualche volta accade anche che l’Amministratore designato non ACCETTI. Occorrerà dunque riconvocare l’Assemblea per le ulteriori delibere del caso, nell’ambito di quel potere/dovere riconosciuto dal comma VIII art. 1129 di eseguire le attività URGENTI al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni.
Altri casi particolari, riguardano l’inesistenza di un precedente amministratore (per qualsiasi causa). L’accettazione allora dovrà essere necessariamente fatta a tutti i Condomini.
Ma tale circostanza è nota a chi predispone il “preventivo”.  Sarà sua cura allora inserire direttamente nel preventivo stesso l’accettazione espressa, così che all’atto della delibera a verbale se ne possa dare immediatamente atto. E forse non sarebbe male partecipare all’Assemblea.

Come addendum a queste linee guida, viene offerto un formulario che potrà essere usato dagli Associati in ciascuna delle circostanze sopra indicate. Il suddetto formulario è scaricabile cliccando sul link a fine articolo.

Allegato

(formulari.pdf)