Software per la gestione amministrativa del condominio

Per una corretta e completa gestione del condominio o di più condomini è consigliabile l'utilizzo di un software gestionale, specializzato nel settore del condominio e che permetta l'interazione da parte dell'amministratore del condominio con efficienza e funzionalità. Il software per il condominio dovrebbe avere il preciso obiettivo di facilitare tutte le principali operazioni necessarie per l'amministrazione di uno o infiniti condomini e quindi porre attenzione a tutti gli automatismi e connessioni fra i dati inseriti. Dall'acquisizione dei dati alla loro elaborazione e registrazione, il software per il condominio deve saper gestire le infomazioni con criterio ed essere sempre aggiornato secondo le ultime normative e leggi vigenti.

Infatti, grazie al software di gestione del condominio, l'Amministratore deve poter gestire tutta la parte contabile e fiscale relativa all'immobile.

Gestione Contabile del condominio, perchè lo scopo principale dell'istituzione del condominio è quello della conservazione e del godimento dei beni comuni e ciò implica spese di gestione e manutenzione degli edifici e l'obbligo di presentazione a fine anno da parte dell'Amministratore di condominio di un rendiconto contabile.
Gestione Fiscale del condominio, perchè la legge Finanziaria del 1998 ha configurato il condominio come sostituto d'imposta e, come tale soggetto fiscale, è obbligato alla presentazione della dichiarazione relativa.

La scelta di quale software per il condominio utilizzare deve essere guidata dalle funzionalità che accompagnano il software stesso e in relazione alle esigenze di amministrazione. Alcuni software per il condominio sono più evoluti, ma non necessari per piccole realtà, per esempio, mentre altri sono più semplici e diretti ma non adeguati a realtà più complesse. Elenchiamo comunque di seguito le principali funzionalità diffuse fra i software per la gestione del condominio:

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Gestione dell'immobile

1. Dati dell'Amministratore
2. Numero delle gestioni finanziarie
3. Numero dei condomini, supercondomini o consorzi registrabili e relative informazioni
4. Variazione della struttura del condominio
5. Indicazione di eventuali consiglieri condominiali
6. Gestione dei fornitori

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Gestione delle unità immobiliari

1. Numero e possiblità di variazione delle unità immobiliari
2. Inserimento e variazione delle tabelle millesimali
3. Registrazione dei dati anagrafici dei proprietari, comproprietari, usufruttuari ed inquilini
4. Gestione dei subentri
5. Gestione dei dati catastali e del computo ICI

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Ripartizione delle spese

1. Ripartizione delle spese tra conduttore e locatore;
2. Ripartizione percentuali tra più conti di spesa;
3. Ripartizione lastrici solari;
4. Ripartizione delle bollette acqua per consumo

In relazione ai consumi, alcuni software per il condominio permettono anche la gestione dei contatori, che consente di inserire o variare i dati relativi ai contatori condominiali (dell'acqua, della luce, del gas ecc.)

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Contabilità e rendiconto annuale

1. Piano dei conti per la gestione dei bilanci, sia preventivo sia consuntivo
2. Controllo di entrate ed uscite, di Fondi Spese, di rendite condominiali, di gestione degli interessi per amministratore c/anticipi
3. controllo dell'andamento della gestione, con funzionalità di:
   • visualizzazione e stampa della situazione contabile per la singola o tutte le gestioni
   • visualizzazione e stampa del libro cassa e dei conti correnti;
   • visualizzazione e stampa dei bilanci preventivi e consuntivi, che possano essere effettuati anche per raggruppamenti di tabelle millesimali e/o di ripartizioni di scala;
   • analisi dell'andamento attraverso il monitoraggio degli scostamenti di bilancio tra quello preventivo e quello consuntivo;
   • visualizzazione e stampa della ripartizione consuntiva;
   • stampe del riepilogo dei saldi iniziali e finali;
   • stampe delle quote insolute;
4. Gestione delle scadenze del condominio, delle fatture pagate e/o da pagare, collegata con la gestione dei fornitori

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Gestione dei pagamenti

1. Inserimento dei pagamenti in modo manuale, automatico, con codice numerico, con codice a barre, con procedure interbancarie
2. Gestione della morosità, dei solleciti e del calcolo degli interessi di mora

Per assolvere gli adempimenti fiscali come sostituto d'imposta, nel software per il condominio è utile che ci sia la gestione delle ritenute d'acconto, con un'operazione effettuata in automatico, nel momento in cui viene registrata una fattura di un fornitore definito soggetto a ritenuta. È altresì funzionale la gestione e stampa delle certificazioni di versamento del sostituto d'imposta e della dichiarazione modello 770.

Vedi anche Software Gestione Condominio